Évènementiel en 2023 : comment intégrer le phygital et digitaliser les salons ?

Les salons sont la quintessence de l’événement en présentiel. Leur rôle : être le point de rencontre entre organisateurs, exposants et visiteurs en catalysant tout un secteur ou une verticale sur un temps donné. Le physique a énormément d’avantages : on rencontre les professionnels, on a un échange qualitatif, on peut voir et tester le produit… Mais pas toujours le ramener chez soi. D’autres fois, les visiteurs sont pressés, et n’ont pas le temps de passer voir tous les stands. C’est là qu’intervient la digitalisation des salons, pour les transformer en événements phygitaux. 

Le phygital en salon : où en est l’événementiel dans la digitalisation ?

2022 a été une année de reprise pour le secteur de l’événementiel, en pleine re-croissance après le coup d’arrêt forcé de 2020. Cette reprise est marquée par l’apparition de salons phygitaux. Instant définition : le phygital, c’est une stratégie qui utilise des leviers physiques (événement, boutique, retail…) et des leviers digitaux (live, e-commerce…). 

Si les salons ont vécu une phygitalisation pour rester dans les usages de leurs visiteurs, ils pourraient pousser le curseur bien plus loin.

La digitalisation des événements côté organisateurs de salons

Le digital a pris une place essentielle dans la vie de tous, professionnels comme particuliers. Ce changement de paradigme pousse les organisateurs de salons à repenser en profondeur la manière dont ils pensent leurs événements, de la communication aux stands des exposants. Par exemple, le pop-up store d’Instagram, en 2019, a été parmi les premiers à installer des lieux dédiés uniquement à la création de contenu, avec accessoires et possibilités de personnaliser les décors.

En parallèle s’est démocratisé le télétravail et les relations professionnelles à distance. Il y a 4 ans, “faire un zoom” était encore cantonné à l’univers de la photographie. Aujourd’hui, le digital chez les organisateurs de salon se déploie sur 3 leviers principaux : 

• Via les réseaux sociaux des salons
• Via le site des salons
• Via les lives vidéos organisés pendant les salons

Le seul point de rencontre permettant les ventes des exposants aux visiteurs reste donc l’événement en lui-même.

La digitalisation des événements côté exposants en salons

Les exposants rivalisent d’ingéniosité pour permettre aux visiteurs de profiter pleinement des produits et services qu’ils proposent. Pour certains, cela va du test pur et simple au concours sur les réseaux sociaux avec tirage au sort pour participer à leur prochaine campagne digitale.

Les salons sont surtout un terrain de jeu privilégié des commerciaux, qui essaient de récupérer un maximum de cartes pour recontacter ensuite des prospects chauds, ou bien de convaincre à force de démonstrations des avantages de leurs produits. Mais parfois, le sort s’en mêle : impossibilité pour les visiteurs d’acheter sur place ou de ramener des échantillons par manque d’espace dans les valises, pays non disponible à la livraison, manque de temps pour signer le deal… Les chances de rater une vente sont nombreuses.

Pour pallier cela, il y a des solutions, mais elles sont encore peu exploitées par les équipes événementielles.

La digitalisation des événements côté visiteurs en salons

Les visioconférences sont entrées dans les mœurs d’une grande partie de la population. Le succès de Twitch, des lives sur Instagram, TikTok et Facebook montrent bien un engouement pour “l’événement à la demande”. Mieux, 30% des français se disent prêts à payer pour un webinaire payant si le sujet les intéresse. Certains humoristes, comme Haroun, et des vulgarisatrices historiques, comme Manon Bril, ont déjà proposé des contenus événementiels (spectacle et conférence) payants, avec un franc succès.

En physique, c’est un peu différent. Comme expliqué au dessus, le manque de place et l’impossibilité d’acheter à chaque stand peut poser problème. Chez tightR, nous pensons qu’il faut aller plus loin : permettre aux visiteurs d’acheter sur place, avec leurs téléphones, et de se faire livrer chez eux. Mais nous allons y revenir.

Comment améliorer ses événements en phygital et réussir sa digitalisation ?

Les exposants recherchent de la visibilité et veulent rentabiliser leur présence en salon. Malheureusement, les événements sont éphémères, et une mauvaise conjoncture peut parfois les handicaper. Sans compter que les early birds avancent parfois les frais 1 an à l’avance pour être présents, pour n’être visibles qu’au moment du salon.

De leurs côtés, les visiteurs veulent une expérience immersive, capable de se prolonger au-delà de leur présence, que ce soit avant ou après le salon. Ils veulent pouvoir acheter les produits sur place, sans barrière de langue. Les commerciaux vous le diront : il faut battre le fer tant qu’il est chaud. Alors comment intégrer le phygital dans un salon de façon à améliorer l’expérience à la fois des exposants et des visiteurs ?

Le phygital, un moyen de prolonger l’événement

Aujourd’hui, la communication autour des salons reste assez classique : annonce de date, annonce de lieu, annonce des invités / intervenants / exposants, annonce des activités annexes, puis communication durant l’événement, remerciements après la date, puis on reprend depuis le départ pour l’année suivante.

Mais la force du digital, c’est de pouvoir générer de la visibilité et des ventes sur un temps plus long que le présentiel. Il est possible pour les organisateurs et les exposants de se nourrir les uns des autres à travers plusieurs stratégies : 

• La stratégie de contenu : le contenu est le nerf de la guerre digitale, même pour l’événementiel. Prévoir une stratégie pour mettre en avant les exposants sur ses réseaux ou via un podcast, créer une vidéo de présentation, les faire intervenir en webinaire… Est déjà une manière efficace pour les organisateurs de générer visibilité et intérêt tout en offrant aux exposants un espace d’expression exclusif.
• La stratégie de relais : c’est celle qui consomme le moins de ressources, et la plus utilisée dans l’événementiel. Les exposants sont mis en avant sur le site et une annonce est faite sur les réseaux des organisateurs, sans aller forcément plus loin
• La stratégie marketplace : les exposants mettent un catalogue produit à disposition de l’organisateur qui peut ensuite vendre tous les produits des salons sur un seul et même site, et ce avant, pendant et après l’événement.

Chez tightR, nous croyons au pouvoir de synergie entre contenu et marketplace (d’où notre concept de marketplace audience centric). La stratégie de relais consiste bien souvent à faire le minimum et ne permet pas toujours de justifier les politiques tarifaires auprès des exposants, pas toujours certains de rentabiliser leur salon. Avec une stratégie pensée en 3 temps (avant, pendant et après), le salon offre aux visiteurs comme aux exposants une expérience la plus immersive possible.

Le salon phygital, ou comment rentabiliser l’événement à fond

Pendant le salon, le digital est souvent utilisé comme moyen de faire participer les absents : 

• Photos de l’événement
• Partage en story Instagram des contenus créés par les participants
• Lives de conférences ou questions réponses

Mais c’est souvent mis en place par les organisateurs eux-mêmes. Qu’en est-il des exposants ?

Comme nous le disions ci- dessus, il y a 3 stratégies principales pour digitaliser l’événement et en faire un véritable phygital event. La stratégie de relais est la plus simple à mettre en place bien sûr, et la stratégie de contenu doit entrer dans le cadre d’un plan plus large à l’échelle de l’exposant. 

La stratégie de marketplace nécessite de développer une plateforme, front et back-office, puis de brancher les catalogues de chaque exposant. Ensuite, la stratégie de communication déjà mise en place suffit : il faut juste envoyer sur la plateforme pour pouvoir générer des ventes directement. Ce sont les exposants qui s’occupent de la livraison et du stockage, l’organisateur n’a rien à faire. Mais pourquoi cette stratégie innovante est vraiment l’avenir de la digitalisation des salons ?

La marketplace : l’avenir de la digitalisation des salons ?

Un salon est la version physique d’une marketplace. L’organisateur est la plateforme, les exposants sont les vendeurs, les visiteurs sont les clients. Le physique a énormément d’avantages : on rencontre les professionnels, on a un échange qualitatif, on peut voir et tester le produit… Mais pas toujours le ramener chez soi.

Combien de professionnels repartent en avion, sans possibilité de ramener le produit ? Pire, si l’exposant n’a pas de plateforme de livraison dans le pays d’origine du client, la vente est manquée… Et combien de ventes sont rendues impossibles par la barrière de la langue, face à des clients américains ou asiatiques ?

Dans le même temps, les exposants recherchent de la visibilité et veulent rentabiliser leur présence en salon. Malheureusement, les événements sont éphémères, et une mauvaise conjoncture peut parfois les handicaper. Sans compter que les early birds avancent parfois les frais 1 an à l’avance pour être présents, pour n’être visibles qu’au moment du salon.

Transposons maintenant cette situation au digital. Imaginez créer une plateforme sur laquelle vos exposants peuvent mettre tous leurs produits, non pas juste au moment de l’événement, mais dès la signature : plus ils signent tôt, plus d’exposition ils obtiennent. Mettez des QR codes sur chaque stand pour rediriger les visiteurs sur leurs produits, puis laissez-les commander pour recevoir les produits directement chez eux. Une fois le salon terminé, revendez le mobilier et les équipements obsolètes, et utilisez les bénéfices pour soutenir votre politique RSE à travers un don à une ONG cohérente avec votre événement.

C’est cela que nous appelons, chez tightR, la stratégie de marketplace. Une tactique qui peut servir : 

• De base de communication autour du salon
• À justifier des politiques tarifaires
• À tourner à l’année et vous permettre de récupérer une commission sur chaque vente
• À offrir une plateforme de communication à vos exposants
• De permettre aux visiteurs d’acheter directement les produits qui les intéressent
• De rentabiliser ce qui aujourd’hui représente de la perte sèche

Les salons capables de mettre en place une telle stratégie verront forcément leur chiffre d’affaires exploser en mettant le phygital au cœur de leur stratégie. Avec une solution marketplace classique, cela prend plusieurs mois et coûte plusieurs centaines de milliers d’euros. tightR est différent et permet un déploiement en 6 semaines : les fondateurs venant du milieu de l’événementiel, la solution a été pensée par et pour des décideurs du milieu.

En bref : comment l’événementiel peut intégrer le phygital et mieux digitaliser ses événements ?

Le phygital est un enjeu majeur de l’événementiel. Il améliore l’expérience des visiteurs, des exposants et permet aux organisateurs de salons de décupler leur visibilité : 

• Avant l’événement, grâce à la combinaison d’une stratégie de contenus et d’une stratégie de marketplace
• Pendant l’événement, en permettant aux visiteurs d’acheter en live tout en offrant l’expérience à ceux n’ayant pas pu être là en présentiel
• Après l’événement, en proposant aux visiteurs de découvrir les produits des stands qu’ils n’auraient pas encore découverts.

Chaque acheteur devient ensuite un contact à activer lors des prochains salons, ce qui augmente l’attractivité des offres auprès des exposants. La digitalisation de l’événementiel alimente un cercle vertueux dont tout le secteur a intérêt à s’abreuver.

À propos de tightR

tightR est un provider capable de déployer des marketplaces en quelques semaines seulement. 

• Grandes marques à l’approche omnicanal cherchant à unifier leurs parcours clients, 
• Organisateurs de salons et d’événements cherchant à améliorer leurs expériences,
• Éditeurs ou plateformes de contenu avec un fort trafic et/ou une grande communauté…

… Nous font confiance pour monétiser leurs audiences en vendant des produits et services sans risque et sans stock. 

Marmiton, Danone et 800 autres entreprises utilisent déjà tightR et son catalogue de 100 000 produits prêts à vendre, tout en étant accompagnés par nos équipes d’experts sur leurs stratégies d’acquisition, de contenu et de phygitalisation.